Afin de vous permettre d’anticiper l’organisation des congés payés de vos salariés à l’approche de la période estivale, nous vous proposons de revenir sur la réglementation concernant les modalités de prise des jours de congé.

Ordre des départs en congés et information des salariés

En l’absence de dispositions conventionnelles, c’est à l’employeur que revient le pouvoir de fixer l’ordre des départs. Le salarié ne peut pas décider lui-même de ses dates de congés.

Cela ne doit pas empêcher l’employeur de consulter ses salariés quant à leurs souhaits de départ. Un document pourra leur être remis à cet effet dès le mois de mars afin de déterminer et de planifier l’ordre des départs et permettre ainsi une gestion sereine des absences.

L’employeur devra informer les salariés de la période de prise des congés au moins 2 mois avant l’ouverture de celle-ci.

Chaque salarié sera informé de ses dates de vacances au moins 1 mois à l’avance.

Les dates de congés des salariés devront également être affichées dans les locaux de l’entreprise.

Pour rappel : Le salarié doit prendre au moins 12 jours ouvrables (10 jours ouvrés) pendant la période allant du 1er mai au 31 octobre (sauf disposition spécifique de la convention collective).
La cinquième semaine peut être prise hors de cette période.

Lors de la détermination de l’ordre des départs en congés, l’employeur devra tenir compte de différents critères que sont :

  • La situation de famille du salarié, notamment les possibilités de congé du conjoint et la présence ou non d’enfants scolarisés à charge,
  • L’ancienneté,
  • La prise en considération d’une éventuelle activité chez d’autres employeurs.

Les couples salariés d’une même entreprise ont droit à un congé simultané.

L’employeur doit respecter les dates de congés qu’il a fixées ou acceptées. Cependant, une modification reste possible dans les conditions suivantes :

  • Entre le moment où les dates sont fixées et 1 mois avant le départ ;
  • Dans un délai plus court en cas de circonstances exceptionnelles motivées par des raisons professionnelles (bonne marche de l’entreprise, commandes imprévues…)

En l’absence de circonstances exceptionnelles, l’employeur commettra une faute s’il modifie les dates de congés trop tardivement. Dans ce cas, il ne pourra pas être reproché au salarié d’être parti aux dates initialement prévues.

A contrario, le salarié se doit de respecter les dates des congés payés fixées par l’employeur. Un départ sans autorisation ou une reprise tardive pourront justifier l’engagement d’une procédure disciplinaire.
En revanche, il n’y a pas de faute, lorsque le salarié ne reprend pas son travail à la date prévue en raison de circonstances indépendantes de sa volonté.

A quelle date le salarié doit-il solder ses congés ?

Les congés payés acquis par le salarié sur la période du 1er juin au 31 mai N+1 doivent, en principe être soldés pour le 31 mai N+2.

L’employeur peut, tout à fait, décider d’une date ultérieure (30 juin ou 15 juillet, par exemple).

Le salarié peut-il demander un report des congés non pris ?

En principe, le report de congés d’une année sur l’autre n’est pas admis.

En effet, l’employeur doit veiller à ce que le salarié prenne effectivement ses congés payés.

A ce titre, l’employeur doit mettre chacun de ses salariés en situation de pouvoir prendre et solder intégralement les congés payés acquis, avant le terme de la période de référence.

Il est vivement recommandé pour l’employeur d’informer chacun des salariés, avant l’arrivée du terme de la période de référence (31 mai), du nombre de jours de congés restant à solder, ainsi que la date pour laquelle ces jours doivent être pris (31 mai ou date ultérieure sur décision de l’employeur).

Cette information peut se faire en parallèle du document remis par l’employeur visant à recueillir les souhaits des salariés quant aux dates de congés pour la période suivante (la remise de cette information au mois de mars permet une anticipation satisfaisante). 

Quelques exceptions permettent, toutefois, au salarié de bénéficier d’un report des jours de congés non pris :

En cas d’accord entre le salarié et l’employeur

Le report ne peut être exigé ni par le salarié, ni par l’employeur.

Cela suppose un accord exprès entre les parties.

Il est vivement conseillé de limiter le nombre de jours reportables et reportés afin de ne pas augmenter significativement le droit à congés pour la période suivante et générer ainsi une problématique semblable en année N+1.

En cas d’arrêt maladie, maternité, adoption

Les salariés de retour de congé maternité ou d’adoption, d’un arrêt de travail lié à une maladie ou à un accident du travail après la période de clôture de la période de prise des congés payés conservent leurs droits à congés qui sont reportés.

Si les congés acquis sur l’année de référence N sont pris sur l’année N+1, il est possible pour l’employeur d’accorder à un salarié des jours de congés par anticipation en veillant à ne pas accorder un nombre de jours supérieur aux droits acquis à la date de demande du salarié.

L’employeur ne peut pas substituer la prise effective des congés payés par une indemnité compensatrice, sauf en cas de rupture du contrat de travail.

En toute situation, il est conseillé de consulter la convention collective de travail applicable à l’entreprise, qui peut prévoir des dispositions particulières concernant la prise des congés payés annuels.