Vous souhaitez aider vos salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour se rendre sur leur lieu de travail : dans quelles conditions l’indemnisation est-elle possible et à quel coût ? Comment encourager les mobilités durables ?
La prise en charge par l’employeur des dépenses de carburant ou d’alimentation du véhicule électrique occasionnées par le déplacement du salarié de son domicile à son lieu de travail n’est pas obligatoire.
Côté salarié, deux conditions préalables à la prise en charge :
- le salarié demeure ou travaille en dehors de la région Ile-de-France et d’une zone desservie par les transports urbains.
- l’utilisation du véhicule personnel est indispensable compte tenu des horaires de travail.
Côté employeur, vous devez fixer les conditions d’indemnisation dans un accord d’entreprise ou par décision unilatérale.
Tous les salariés doivent pouvoir en bénéficier.
Quelles indemnisations ?
La prise en charge des frais kilométriques réels
La prise en charge peut se faire sous forme de remboursement des frais kilométriques calculés selon le barème des frais professionnels. Vous devrez, en cas de contrôle, être en mesure de prouver la réalité des frais engagés par le salarié pour se rendre sur son lieu de travail (distance séparant le domicile du lieu de travail, copie du certificat d’immatriculation du véhicule, résidence hors périmètre des transports).
Ou la prise en charge sous forme forfaitaire : “prime carburant” ou “prime de transport”
Vous pouvez opter pour le versement d’une prime forfaitaire par an et par salarié, sans avoir à justifier de la réalité des dépenses, dans la limite de :
- 400 € en 2023 (200€ en 2021) pour un véhicule thermique ;
- 700€ en 2023 (500€ en 2021) pour un véhicule électrique, hydride rechargeable ou hydrogène.
La prime est proratisée pour les salariés réalisant moins d’un mi temps.
La prime est exonérée de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu.
La somme doit être mentionnée sur le bulletin de salaire au moment de son versement.
Le salarié ayant opté pour la déduction des frais réels doit tenir compte des sommes versées par l’employeur et les déduire de ses frais kilométriques.
Le forfait mobilités durables pour les moyens de transport plus écologiques
Le forfait mobilités durables permet la prise en charge de tout ou partie des frais de transport des salariés par le versement d’une allocation.
Si votre salarié utilise son vélo, covoiture, partage un véhicule ou utilise les transports (hors abonnement), vous pouvez en qualité d’employeur décider de lui verser le forfait dans la limite de 700€ par an et par salarié en 2023 (500€ en 2021).
Cette somme est exonérée d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales.
Tous les salariés y compris les stagiaires et les contrats à temps partiels sont concernés par la mesure.
Pour les temps partiels inférieurs à un mi-temps, le forfait est proratisé.
Pour aller plus loin
Obtenez plus d’informations sur les indemnités kilométriques et le forfait mobilités durables.
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